仕事がはかどる環境を見直そう！「時間を生み出す」ライフハック

仕事に集中できない？
作業環境やタスク管理を見直すだけで、驚くほど時間を生み出せます。
効率を上げるための具体的なライフハックを紹介します。

目次

はじめに

はじめに

結論：仕事の効率は環境と管理次第で大きく変わる！

仕事がはかどるかどうかは、あなたの能力や集中力だけに依存しません。作業環境の改善やタスク管理の工夫で、驚くほど効率を上げることができます。以下に、具体的なライフハックを紹介します。

作業環境改善は、効率アップの近道

リモートワーク全盛期に、作業環境が仕事の能率に与える影響の大きさを実感した人も多いでしょう。家はくつろぐ場所で仕事の場ではないと感じ、オフィスの魅力を再確認した人もいるはずです。

例えば、机やPCのデスクトップがスッキリ片付いていること、長時間の作業でも腰に負担をかけないイスがあること、快適な室温が保たれていること……。

仕事をするための特化した空間は、やる気も出やすいものです。快適に作業できるよう、今一度作業環境を整えてみましょう。

デスクの整理整頓はもちろん、私用スマホの通知や業務に関係ないアプリのアイコンなど、作業の邪魔になるものが視界に入らないデスク周りにするのが理想です。利き手側にペン、反対に電話という具合に、仕事で使うツールの配置を意識して整えるのも良いですね。スタンディングデスクの活用や、オフィスチェアの高さ調整など、体に負担のかからない姿勢を保つための工夫も効果的です。

フリーアドレスのオフィスで働く人は、ガジェット類をまとめて持ち運べる充電器付きケースや、席によって変わる明るさを調整するモニター用ライトを導入するのも一案です。フリーアドレス用のツールを準備するだけで1日3分の時間短縮ができるとすれば、1カ月で1時間以上の余裕が生まれます。

時間管理とスケジュール管理の違いを知ろう

仕事の管理は時間の管理でもあります。

時間管理は「スケジュール管理」と混同されがちですが、まったくの別物です。

各タスクの遂行に必要な時間を予測し、自分の使える時間に当てはめていくと、仕事のゆとりが見えてきます。

優先順位の低いタスクを後に回す・人に任せるなどの調整も必要。

限られた時間内に効率的に仕事を行い、生産性を向上させる「時間管理」は、どんな職種でも必要な概念なのです。

タスクに優先順位をつけ、重要なことに集中する

仕事の優先順位をつけずに「早く終わらせる」のは至難の業です。まずは自分の抱えるタスクを以下の4つの基準に割り振ってみましょう。

1. 緊急かつ重要
2. 緊急ではないが重要
3. 緊急だけど重要ではない
4. 緊急でも重要でもない

仕事の優先順位は2→1→3→4です。2に力を入れると、自然と1の割合が減ります。まずは3と4に当てる時間を極力削減し、2に注力しましょう。

タスクはスケジュールと合わせて「見える化」する

「何時に何のアポイントメントが入っているのか」「今、自分の手元にいくつ仕事があって、その締め切りはいつか」……これらを見える化することがポイントです。

タスクや工数はノートや手帳を活用して管理しましょう。スケジュールと、その合間に配置できるタスクの「見える化」がはかどります。

生産性をトラッキングする

「時間を上手に使って、生産性をアップさせたい！」という人の心強い味方が、タイムトラッキングツールです。

自分が何に時間を使っているかを正確に知ることで、適切なタイムスケジュールを組むことが可能になります。

まとめ

効率化のためにこそ時間を使おう

ライフハックは初めに準備が必要なものもありますが、そのひと手間があとで何倍もの時間を返してくれます。

効率化のために時間を使うことは未来への投資です。

仕事の効率は環境と管理次第で大きく変わります。

作業環境を整え、時間管理を徹底し、タスクの優先順位を明確にすることで、驚くほど時間を生み出せます。

これらのライフハックを実践し、毎日の仕事をもっとスムーズにこなしましょう。