部下の資料作成が下手？AIとテンプレ活用で効率UP＆修正不要に！

こんな状況が続くと、上司も部下も疲弊してしまいますよね。しかし、部下のスキルアップを ただ待つだけでは、状況は変わりません。「型」を教え、適切なツールを活用することで、無駄な修正作業を減らし、資料作成を効率化できます。本記事では、以下のポイントを詳しく解説します。

• 部下の資料作成が下手な原因とその対策
• 伝わる資料を作るための時短テクニック
• AIを活用した効率的な資料作成方法

「もう修正ばかりの毎日から解放されたい！」方は、ぜひ最後までご覧ください！

部下の資料作成が遅い・わかりにくい…原因と解決策を解説！

「部下の資料がわかりにくい」「修正ばかりで大変」原因は、次の3つに集約されます。

1. 情報が整理されていない
2. 結論があいまいで伝わらない
3. デザインがバラバラで見づらい

資料の意図が伝わらず、結果として上司が何度も修正することになります。部下の資料作成スキルを向上させるために、まずは 伝わらない理由を理解し、効果的な改善策を知ることが重要 です。次の章では、具体的な改善ポイントを解説します。

部下の資料が伝わらない！よくある3つの問題点とは？

部下が作成した資料が「伝わらない」と感じるのには、いくつかの共通した原因があります。以下の場合、読む側が理解しにくくなります。

• 情報が整理されていない
• 結論があいまいで伝わらない
• デザインがバラバラで見づらい

情報が整理されていないと、重要なポイントが埋もれてしまいます。結論があいまいだと、読み手は「何を伝えたいのか」がわかりません。さらに、フォントや色使いが統一されていないと、資料全体がちぐはぐな印象になり、視認性が下がります。資料を作成する際は、「情報整理・明確な結論・統一感のあるデザイン」を意識することが大切です。

上司が教えるべき！「伝わる資料」の3つのルール

わかりやすい資料を作るには、以下の3つの基本を押さえることが重要です。

• 1スライド1メッセージを徹底する
• PREP法（結論→理由→具体例→結論）で構成する
• 視覚的に整理する

1つのスライド（またはページ）には、1つのメッセージだけを載せましょう。情報を詰め込みすぎると、読み手が混乱します。構成を考える際は、PREP法（結論→理由→具体例→結論）を活用することで、論理的で伝わりやすい資料になります。また、見やすさも重要です。適切な余白を確保し、フォントや色を統一することで、資料全体の統一感が生まれ、伝えたい情報が際立ちます。

上司の指摘だけでは改善しない？根本的な解決策とは

部下の資料作成スキルを向上させるには、単に指摘を繰り返すのではなく、テンプレートの導入、AIツールの活用、効果的なフィードバックの仕組み を整えることが重要です。部下の資料作成には主に3つの課題があります。

例えば、ChatGPTを活用すればスライドの構成を自動生成でき、イルシルを使えばデザインの統一が簡単 にできます。さらに、テンプレートを導入すれば、作業時間を短縮しながら一定のクオリティを保つことが可能です。指摘だけでなく、学びにつながる仕組みを整えることで、部下のスキルは確実に向上し、上司の修正負担も軽減されます。仕組み化を進め、効率的に改善を図りましょう。

時間をかけずに「見やすい資料」を作る3つの時短テクニック

資料作成に時間がかかる原因の多くは以下の事が主な原因です。

• ゼロから作り始める
• 作成手順が曖昧
• 情報の整理に時間がかかる

解決するためには、効率的な作業フローを確立し、ツールを活用することが重要 です。短時間で見やすい資料を作るための3つの時短テクニック を紹介します。

テンプレートを活用してゼロから作らない（おすすめのフォーマット例）

資料をゼロから作ると、構成やデザインを考えるだけで時間がかかります。テンプレートを活用すれば、作業スピードが向上し、統一感のある資料を効率よく作成 できます。例えば、以下のような資料では、テンプレートが特に効果的です。

資料の種類	基本構成
プレゼン資料	タイトル → 課題 → 解決策 → 具体例 → まとめ
報告書・提案書	背景 → 目的 → 結論 → 詳細説明 → 次のアクション
社内共有資料	要点 → グラフ・図解 → 今後の進め方

フォーマットを統一すると、作業時間を大幅に短縮できます。パワーポイントのデザインテンプレートやGoogleスライドのテーマを活用すれば、デザイン調整の手間を省きながら、見やすく統一感のある資料が作成 できます。

資料作成の手順をルール化する（ミスを減らすフロー）

作成途中で試行錯誤を繰り返すと、時間がかかるだけでなくミスも増えます。作業手順を明確にし、ルール化することで、効率的に質の高い資料を作成 できます。

• アウトラインを決める
• テンプレートに当てはめる
• キービジュアルを配置する
• テキストを整理する
• デザインを調整する

上記の流れを徹底すると、作業スピードが向上し、修正の手間を減らしながら、伝わる資料を効率よく作成 できます。

情報収集＆整理を効率化するツールの活用

資料作成では、情報の収集や整理に多くの時間がかかります。特にリサーチした内容の整理や資料の構成を考える作業は負担になりがちです。適切なツールを活用すれば、プロセスを効率化し、スムーズに作業を進められます。

ツール名	主な用途	特徴・メリット
ChatGPT	資料の構成案や要点整理を自動化	キーワードを入力するだけでたたき台を作成可能
Notion / Evernote	リサーチ情報を一括管理	タグやフォルダで情報を整理しやすい
Google Keep	メモや参考情報を素早く保存	スマホやPCで瞬時にアクセスできる
Canva / イルシル	デザインを自動調整	テンプレートを活用し、短時間でプロ並みの資料を作成

ツールを活用することで、資料作成における無駄な作業を減らし、より本質的な内容のブラッシュアップに時間を使えるようになります。

AIを活用すれば部下の資料作成が劇的に変わる！

資料作成には時間とスキルが必要ですが、AIを活用すれば、短時間で伝わる資料を作成し、上司の修正負担も軽減 できます。特に、ChatGPTで構成を自動生成し、イルシルでデザインを整え、要約＆リライト機能で簡潔な内容に仕上げる ことで、効率よく高品質な資料を作ることが可能になります。

ChatGPTで「資料の構成」を自動生成する方法（具体的なプロンプト例）

資料作成で最も時間がかかるのは、構成を考えるプロセスです。ゼロから組み立てるのは手間がかかりますが、ChatGPTを活用すれば、テーマや目的を入力するだけで論理的なアウトラインを自動生成できます。

ChatGPTで構成を作成する手順

イルシルを使って「デザイン」を整える！（ビフォーアフター画像付き）

スライドのデザイン調整は、フォントや配色の統一、レイアウトの調整など細かい作業が多く、手作業では時間がかかり、仕上がりにもムラが生じがちです。イルシルを活用すれば、ボタンひとつでデザインが自動調整され、統一感のある資料を短時間で作成できます。。

イルシルの主な機能

• フォントや配色を統一し、資料全体の一貫性を確保
• スライド全体のレイアウトを整え、視認性を向上
• テンプレートを適用し、デザイン作業を効率化

手間をかけずに見やすく洗練された資料を作成できるため、資料作成の時間短縮とクオリティ向上を同時に実現したい方に最適なツールです。

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手間ゼロで要点を整理」できるAIの要約＆リライト機能とは？

会議の議事録や長文のレポートを簡潔にまとめる作業は意外と時間がかかります。しかし、AIの要約＆リライト機能を使えば、要点整理が一瞬で完了 します。例えば、ChatGPTに「このレポートを要点だけにまとめて」と依頼すれば、すぐにコンパクトな要約を生成できます。

活用シーン

• 長い会議の議事録を簡潔にまとめたいとき
• レポートの要点を整理し、伝わりやすくしたいとき
• 情報を短時間で把握し、効率的に活用したいとき

💡 おすすめのプロンプト例

以下の議事録を要点だけにまとめてください。

• 売上報告
• 市場分析
• 次のアクション

簡潔に、わかりやすくお願いします。

AIを活用することで、資料作成の効率が大幅に向上し、時間の節約にもつながります。

部下の資料作成を効率化するために上司ができること

部下の資料作成スキルを向上させるには、細かく指摘するだけでは不十分 です。むしろ、作成の「型」を共有し、適切なスケジュール管理を行うことで、無駄な修正を減らし、質の高い資料を効率的に作成できる環境を整えることが重要 です。テンプレートの活用による型の統一 と スケジュール管理による作業効率の向上 という2つのアプローチを紹介します。

「指摘」より「型」を共有する（テンプレート導入）

部下の資料が毎回バラバラになってしまう原因の一つは、「どのように作ればいいのか」の基準が曖昧だから です。上司が毎回指摘して修正するのではなく、テンプレートを共有すれば、資料作成の質とスピードを同時に向上 できます。

課題	テンプレート導入による解決策
形式がバラバラ	フォーマットを統一 し、資料の見た目を揃える
重要な情報が抜ける	記入項目を固定 し、必要な情報を網羅
構成に時間がかかる	枠組みを決め、内容を埋めるだけにする

📌 具体的な導入方法

• 基本テンプレートを作成する
• 共通フォーマットを設定する
• 部下にテンプレートの使い方を説明する
• 運用ルールを決める

「自由に作成して」と指示するのではなく、統一ルールを設定し、テンプレートを活用することで、作業効率を高め、上司の修正負担も軽減できます。

「作業時間の最適化」スケジュールの組み方

資料作成に時間がかかるのは、作業の進め方が曖昧で管理が不十分なことが一因です。いつまでに、どの作業を終わらせるのかを明確にするだけで、効率が大幅に向上します。

作業時間の配分を工夫することで、資料作成の効率は大きく向上します。

• 資料作成は「情報収集→構成→デザイン」の3段階で進める
• 最初に80%完成を目指し、後から微調整する方が効率的
• レビューの時間を確保し、ギリギリの提出を避ける

丸投げするのではなく、具体的なスケジュールを設定し、進捗を確認しながら進めることで、無駄な手戻りを防ぎ、計画的に作業を進められるようになります。

部下の資料作成に関するよくある悩み

部下の資料作成を改善しようと指導しても、なかなか思うように変わらないことはありませんか？時間をかけても質が上がらない、作業スピードが遅い、AIを導入すれば本当に効率化できるのか。部下の資料作成に関するよくある疑問にQ&A形式で答えていきます。

部下に何度指導しても改善しないのはなぜ？

何度もアドバイスしているのに、部下の資料作成スキルが向上しません。なぜでしょうか？

作成のルールを明確にし、事前に方針を決めることで時間短縮が可能です。

部下が成長しないのは、単にスキルが不足しているのではなく、適切な学習方法が提供されていない可能性 があります。以下のような点を見直してみましょう。

よくある問題	改善策
「ダメ出し」ばかりで、具体的な改善策を伝えていない	良い点と改善点をセットで伝える
何を修正すればいいのかが曖昧	サンプル資料を示し、正解のイメージを共有する
口頭での指導が多く、学習機会が少ない	研修や動画マニュアルを活用する

「どこをどう直せばいいのか」を具体的に示し、フィードバックの質を上げる ことで、部下のスキルは向上します。

資料作成の時間を短縮するために上司ができることは？

「AIを使うとどのくらい資料作成が早くなるのか、実際の例を知りたいです。

AIを活用すれば、資料作成にかかる時間を50%以上短縮できます。

資料作成に時間がかかるのは、「何を作ればいいか」が明確でない状態で作業を進めるから です。以下の対策を講じることで、無駄な時間を減らすことができます。

時間短縮のための3つのポイント

• 作業の流れを統一する
• テンプレートを導入する
• 作成前にアウトラインを確認する

AI活用で資料作成の時間を50%短縮！ビフォーアフターを比較

「AIを使うとどのくらい資料作成が早くなるのか、実際の例を知りたいです。

AIを活用すれば、資料作成にかかる時間を50%以上短縮できます。

📍 AI活用前後の比較

作業内容	AI未使用（手作業）	AI使用時	時短効果
構成作成	60分（ゼロから考える）	10分（ChatGPTで自動生成）	50分短縮
デザイン調整	45分（フォント・レイアウト調整）	5分（イルシルで自動整形）	40分短縮
要点整理	30分（手動で要約）	5分（AI要約機能で自動化）	25分短縮
合計	135分	20分	約85%削減

ChatGPTで構成を作り、イルシルでデザインを整え、要約機能で簡潔に仕上げる。この3ステップを活用すれば、資料作成にかかる時間を大幅に削減できます

💡 【すぐ試せる！】ChatGPTで構成を自動作成するプロンプト

コピーしてそのまま使えます！

📌 営業成績向上のプレゼン資料の構成を考えてください。

対象者：上司向け
目的：課題を明確にし、改善策を提案する」

まずは、このプロンプトをChatGPTに入力し、どのような構成が生成されるか試してみましょう。部下の資料作成を効率化するには、指導の仕方を見直し、作業フローを整え、AIを活用することが重要です。ChatGPTやイルシルを活用し、構成作成の手間を削減すれば、質の高い資料を短時間で作成できるようになります。

まとめ｜部下の資料作成を効率化し、AIを活用するべき理由

部下の資料作成スキルを向上させるには、単なる指摘ではなく「型」の共有・スケジュール管理・AI活用が重要です。本記事では、資料作成を効率化するための具体的な方法を紹介しました。

• テンプレートを活用し、ゼロから作る手間を削減
• 作業の進め方を最適化し、無駄な修正を減らす
• ChatGPTやイルシルを活用し、構成・デザイン・要約を自動化

AIを活用すれば、資料作成にかかる時間を削減しながら、クオリティを向上できます。部下のスキルアップを促しつつ、上司の負担を軽減できるため、業務全体の生産性が飛躍的に向上します。

🔹 「ChatGPT × イルシル」で時短＆高品質なスライドを作る方法

🔹 ChatGPTを最大限に活用するための基礎知識＆活用法